Sviluppo soluzione software per la prenotazione di sale meeting

Software e hardware per creare i servizi del nostro Cliente

Abbiamo progettato, realizzato e fornito moduli hardware smart da installare presso le scrivanie tramite il quale l’utente può interagire attraverso lo smartphone o una smart card.

Abbiamo realizzato un sistema di prenotazione delle scrivanie in una logica di co-working in grado di abbattere i costi e migliorare la produttività, evitando sprechi di tempo e spazio. Il gateway IoT è stato personalizzato per gestire dispositivi integrati con il piano delle scrivanie e in grado di fornire informazioni sullo stato della prenotazione. Ogni scrivania diventa così controllabile e prenotabile con il proprio smartphone tramite bluetooth o con l’utilizzo di una tessera RFID. Il sistema ha permesso di abbattere costi inutili e migliorare cosi la performance aziendale. La sua applicazione si inserisce perfettamente in un contesto di lead management.
Il progetto è poi continuato tramite lo sviluppo di KIT IoT dedicati a creare nuovi servizi connessi per l’utente: tramite un HMI Touchscreen, mobile app e comandi vocali è possibile interagire con le postazioni per controllare la temperatura, le luci e i media connessi nella stanza.

› Mobile App per prenotare la scrivania in qualsiasi posto e momento
› Servizi centralizzati in Cloud (registrazione utente, eventi e notifiche)
› L’utente può prenotare la scrivania tramite smartphone
› Il server Cloud controlla e gestisce lo stato dei led nei display presenti sulle scrivanie
› KIT IoT dedicati al controllo e monitoraggio della postazione integrata con l’edificio

App mobile

Prenotazione da remoto di scrivanie e sale meeting, ovunque e in qualsiasi momento.

Tablet

Controllo locale della sala meeting con gestione luci, temperatura e dispositivi multimediali.

Dispositivo IoT

Accesso rapido e sicuro tramite badge RFID, con verifica stato prenotazione e attivazione della postazione.

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Progettazione e sviluppo software, hardware e firmware

Abbiamo realizzato per il Cliente una soluzione completa per la gestione intelligente degli spazi di lavoro, progettata per ottimizzare l’utilizzo delle postazioni condivise e delle sale meeting attraverso l’integrazione di funzionalità software avanzate e dispositivi IoT su misura. Il progetto nasce con l’obiettivo di digitalizzare la prenotazione degli spazi, migliorare l’esperienza degli utenti e ridurre sprechi energetici, in un’ottica di smart office e sostenibilità.

Il sistema si articola in due componenti principali. La prima riguarda la gestione delle scrivanie in modalità co-working, per le quali abbiamo progettato, sviluppato e fornito moduli hardware intelligenti da installare sotto ogni piano di lavoro. Ogni dispositivo integra un lettore RFID, connettività Bluetooth e un indicatore LED RGB, permettendo agli utenti di prenotare e accedere alla scrivania in modo sicuro tramite smartphone o badge personale. Il LED comunica visivamente lo stato della postazione (libera, occupata o prenotata), mentre i sensori integrati rilevano la presenza o eventuali anomalie. L’app mobile sviluppata consente la prenotazione da remoto, la visualizzazione della disponibilità in tempo reale e l’accesso semplificato alla propria postazione.

La seconda componente è dedicata alla gestione avanzata delle sale meeting, attraverso l’integrazione di sensori IoT ambientali e un tablet touchscreen installato all’ingresso della sala. Il software permette di creare e automatizzare scenari intelligenti in base allo stato della prenotazione. Ad esempio, 30 minuti prima dell’inizio della riunione, il sistema può attivare la VMC, chiudere le finestre, preparare il TV, regolare l’illuminazione in modalità soffusa. Durante la riunione, la luce assume una tonalità rossa per indicare che la sala è occupata, mentre al termine, se non vengono rilevate presenze, il sistema disattiva automaticamente i dispositivi, apre le finestre e illumina l’ambiente con luce verde, segnalando la disponibilità della stanza.

Tutti i dispositivi vengono orchestrati dalla piattaforma software centrale, che gestisce in tempo reale l’interazione tra sensori, attuatori e applicazioni, permettendo una gestione autonoma, scalabile ed efficiente dell’intero ecosistema. Le logiche di funzionamento si adattano dinamicamente alle condizioni ambientali e alle prenotazioni effettuate dagli utenti. La dashboard, accessibile da tablet e interfaccia web, consente di monitorare l’occupazione, modificare le configurazioni e accedere ai dati statistici per un’analisi puntuale dell’utilizzo degli spazi.

Il progetto ha permesso al Cliente di automatizzare il controllo degli ambienti di lavoro, ottimizzare l’occupazione degli spazi, ridurre i consumi energetici e migliorare il comfort e la produttività degli utenti. Tutte le tecnologie sono state sviluppate per essere facilmente scalabili e integrabili in diversi ambienti aziendali, supportando così un’evoluzione continua verso una gestione sempre più intelligente, sostenibile e digitale degli spazi.

Applicazioni software e funzionalità

Il sistema software sviluppato è composto da due applicazioni principali: una app mobile pensata per gli utenti finali e una app tablet installata all’ingresso della sala meeting, destinata al controllo locale dell’ambiente. Entrambe le applicazioni sono integrate nella piattaforma IoT centrale, che gestisce dispositivi, utenti, scenari e automazioni in tempo reale.

App Mobile – Prenotazione da remoto

L’app mobile consente agli utenti di:

Visualizzare in tempo reale la disponibilità di scrivanie e sale meeting, grazie a un’interfaccia chiara e intuitiva.
Prenotare la propria postazione o sala da qualsiasi luogo, selezionando giorno, orario e durata dell’occupazione.
Accedere alla postazione prenotata tramite Bluetooth o badge RFID, senza necessità di interazione manuale con l’hardware.
Ricevere notifiche intelligenti riguardo inizio riunioni, scadenze prenotazioni, modifiche o annullamenti.
Visualizzare lo stato dell’ambiente (occupato, libero, in preparazione) attraverso indicatori cromatici e informazioni dettagliate.

Grazie a questa applicazione, la gestione delle prenotazioni diventa autonoma, rapida e flessibile, riducendo i tempi morti e massimizzando l’utilizzo degli spazi.

App Tablet – Comando dei dispositivi IoT

L’app tablet, posizionata all’ingresso della sala, permette:

Il controllo locale dei dispositivi integrati nella sala: illuminazione, temperatura, sistema di ventilazione (VMC), TV e tende motorizzate.
La visualizzazione dello stato della sala (libera, prenotata, occupata).
La gestione manuale degli scenari preconfigurati, con possibilità di attivare o modificare le impostazioni in base alle esigenze del momento.
L’interazione con l’utente attraverso un’interfaccia touch, semplice e usabile anche in contesti rapidi o condivisi.

Il tablet agisce come punto di controllo principale della sala, offrendo autonomia operativa anche in assenza della mobile app, e rappresenta una soluzione efficace per le strutture che desiderano garantire accesso immediato al sistema.

Scenari configurati – Automazione avanzata degli ambienti

Una delle componenti più innovative del progetto è stata la definizione di scenari automatici legati alle prenotazioni. Ogni scenario è stato progettato per ottimizzare comfort, efficienza energetica e operatività.

Esempio di scenario completo:

30 minuti prima dell’inizio della riunione:
- Si attiva la VMC per il ricambio d’aria.
- Si chiudono automaticamente le finestre per mantenere il microclima ideale.
- Viene acceso il TV o predisposto il sistema multimediale.
- L’illuminazione si imposta su una modalità soffusa, ottimale per presentazioni o attività collaborative.
Durante la riunione:
- Le luci si regolano automaticamente in base alla presenza e all’attività rilevata.
- L’indicatore luminoso sulla porta della sala diventa rosso, segnalando la condizione di “occupato”.
Alla fine della prenotazione:
- In assenza di persone rilevate dai sensori, tutti i dispositivi vengono spenti automaticamente.
- Le finestre si aprono per il ricambio naturale dell’aria.
- L’indicatore luminoso assume colore verde, segnalando che la sala è nuovamente disponibile.

Questi scenari sono completamente configurabili, e possono essere adattati in funzione di esigenze specifiche o di politiche aziendali. L’integrazione con sensori di presenza, apertura finestre e rilevamento ambientale permette una gestione intelligente e proattiva degli spazi, riducendo i consumi e migliorando l’esperienza d’uso.

In sintesi, il software sviluppato coniuga gestione intelligente degli ambienti, automazione e semplicità d’uso, grazie a un ecosistema distribuito in grado di operare sia da mobile che localmente, ottimizzando il lavoro e l’efficienza in ambienti dinamici e condivisi.